大纶纺织电子签核管理超便利 主管差旅不卡关

企业流程电子化 　鼎捷ERPXBPM展现综效

文：李孟纯

大纶纺织

作者：鼎捷数智 | 发布时间：2024-03-31 10:37:00

企业出海 集团管理 越南 电子签核

越南大纶责任有限公司于2017年携手鼎捷数智(越南)导入TIPTOP ERP系统，迈开数字化管理蓝图的第一步，完成建设ERP做为企业资源管理的基石，有了成功的第一步，接续推进企业流程电子化的项目，于2022年导入EasyFlow电子表单流程系统，透过网络实时特性，大纶公司的主管们可以透过BPM系统(Business Process Management)在线签核电子公文，即便在异地差旅，也能透过手机签核方式，或指定代理签核，做到企业流程电子表单实时签、可追踪，大幅提升作业效率！

越南大纶责任有限公司，2006年于越南同奈省设立，布局东南亚，就是看准其劳动市场的低价人力，亦期待人口红利带来的内需市场成长；倚着集团资源优势，拥有研发基地取得先进技术与原物料，大纶就在越南大量复制生产，这样国际化的布局与分工也因着地利之便，快速交付到以东南亚为核心的全球纺织生产链当中。

 「短交期、高质量，拼全球市占」大纶纺织的采取短交期与高质量的竞争策略，给予客户高度信任是扩展全球市场的关键，除了先进的研发、制造技术质量精良与据点优势的硬实力之外，还有什么是大纶永持经营，持续扩展的优势呢？数字化管理能力！

透过信息系统贯穿企业的价值链，大纶的管理作业效率提高、投入人力减少、耗品成本减少，利润自然提高，也因生产质量提高、产品竞争力就整体提升。透过第一阶段TIPTOP ERP系统导入所带来立竿见影的成果，紧接着开展第二阶段的电子签核系统导入，让大纶营运效能整体提效！

全球服饰快时尚的节奏下，大纶纺织具备着「交期短」的行业特性，不仅企业管理流程通顺，更快加速节拍，大纶在未使用电子签核系统前，其管理挑战皆与时效性有相当大的关系。

由于签核的权限与代理制度未建立完善，因此未能确认人员是否遵照公司规章执行流程，无法掌控表单签核程序与实时纠偏；也因为之前传统纸本签核，无法追踪或查询签核进度，若遇人员出差或责任界定不清等，将无法实时处理，时常也不知道签核历程与目前关卡在哪处更增加沟通成本；即便纸本签核完成，亦无法确定资料正确性，因为完成纸本签核还需人员费时将资料手动输入ERP，最后再将其归档，纸本亦具有保存不易与遗失风险，也无法快速查阅历史资料…等特性。

大纶项目团队成员在BPM电子流程系统导入阶段，与鼎捷BPM辅导顾问阮氏翠柳密切协作，进一步提出「是否能跨时区使用」与「操作界面的多国语系」功能确认，亦提出了与ERP串接的客制开发；鼎捷BPM系统完全符合以上述二项使用需求，但对于客制开发需求来说目前程序繁多困难，暂不建议执行。

本次大纶BPM项目的辅导顾问阮氏翠柳表示，大纶BPM项目导入的管理挑战与成功关键有以下列点：

1. 电子表单签核流程需依照公司规章落实

2. 清楚定义人员层级与职掌与代理人机制建立

3. 在ERP与BPM异质系统之间的资料传递与整合

在双方团队的协作之下，导入BPM系统立即发挥了企业流程提效的作用，透过鼎捷BPM系统能支援多国语言的转置功能，服务台籍、外籍与本籍的管理与员工，并且具备多AP支援同时大量上线人数使用，并且提供有表单样板，可以弹性的设计脚本不需会撰写程序码，能简易制作出符合企业特殊使用性的表单（EX：交通车申请单…），而且在表单验证条件设定也相当弹性，可以依据关卡、操作行为决定验证时机…等；大纶BPM项目辅导上线后，整体的应用效益如下列点所示：

1. 快速落实公司规章：透过企业流程电子化重审与调整规章

2. 减少人工作业时间80%：因明确定义人员所属关系与职掌，快速核决并同步电子化存储纪录。

3. 远距电子文件传签：随时随地皆能透过手机、平板、计算机签核文件，缩短传递时间与审核时间。

4. 快速完成审批：以服务表单使用者的角度出发，于系统中连带提供签助签核判断的相关信息，加速签核者的决策进度，由15分钟缩短至2分钟。

5. 电子签核流程透明化：可追踪处理进度，确保表单发送与接收

6. 电子签核无纸化：可良好保存资料也方便查询年度资料。

大纶BPM项目的辅导顾问阮氏翠柳回忆辅导BPM电子签核系统过程中，初期着重流程讨论及客制需求确认，因此本项目的重点在于客制流程与异质系统整合；感谢鼎捷相关顾问全力支援，顺利与客户达成共识也厘清问题，并加快规格的确认。整合需考虑资料正确性外，也需并入错误的处理机制，在上线后若有问题则可顺利排除。

最后非常感谢大纶的IT信息部门与负责人积极学习，自主能力强，沟通及配合度良好，并且熟悉ERP整合相关程序，可自行处理整合与客制单据，相信大纶后续将深度应用，让大纶透过ERP企业管理优化 与BPM企业流程，为营运效能加速度、展综效！

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